Encomendas retidas por documentação incompleta: guia completo para resolver e evitar prejuízos
Muitas encomendas internacionais são retidas não por conteúdo proibido, mas por documentação incompleta ou incompatível. Este guia reúne motivos comuns, documentação exigida, prazos reais, custos típicos, modelos de ação e recomendações técnicas para resolver o problema com segurança e economia.
1. Principais motivos da retenção por documentação
A retenção por documentação incompleta aparece em situações como:
- Invoice ou nota fiscal ausente ou ilegível;
- Dados do remetente/destinatário inconsistentes (CPF/CNPJ, endereço);
- Declaração de conteúdo insuficiente (descrição genérica ou sem valor unitário);
- Falta de licenças para produtos regulados (ANVISA, ANATEL, INMETRO);
- Classificação fiscal (NCM) não informada quando necessária;
- Documentos em língua estrangeira sem tradução quando exigida para analise técnica.
Entender exatamente qual item documental está faltando permite direcionar a ação correta — desde solicitar ao vendedor um invoice detalhado até contratar um despachante para obtenção de licenças específicas.
2. Documentos exigidos e como organizá-los
Prepare arquivos legíveis e nomeados com padrão. Os documentos mais solicitados:
- Invoice/Commercial Invoice: com descrição clara do produto, valor unitário, quantidade e moeda.
- Tracking e comprovante de envio: código de rastreamento e eventuais comprovantes de despacho.
- Documento do destinatário: CPF (pessoa física) ou CNPJ (pessoa jurídica); comprovante de endereço.
- Procuração: quando terceiros retiram a mercadoria.
- Licenças e certificados: para produtos regulados (ex.: ANVISA para alguns cosméticos ou alimentos).
Boas práticas: digitalize em PDF, organize por ordem (invoice, identificação, comprovante de residência) e gere um único ZIP quando o portal aceitar upload de vários arquivos.
3. Tributos e custos — o que esperar
Itens comuns ao custo de liberação:
- Imposto de Importação: incidente conforme NCM e valor aduaneiro.
- ICMS: cobrado ao estado de destino, com regras variáveis entre estados.
- Taxas administrativas dos Correios/transportadora: tarifas fixas ou percentuais por serviço de desembaraço.
- Armazenagem: cobrada por dia em caso de retenção prolongada na unidade.
Solicite sempre nota fiscal ou guia de recolhimento (DARF, GNRE, GRU conforme o caso) com discriminação. Se receber cobrança por "serviço extra", exija contrato e nota fiscal.
4. Procedimento passo a passo
Passo 1 — Leia a notificação e identifique o órgão responsável
Verifique se a notificação vem dos Correios, de transportadora privada ou diretamente da unidade aduaneira. Identifique prazos e códigos de referência.
Passo 2 — Contate o vendedor antes de aceitar soluções de terceiros
Peça invoice detalhada e, se necessário, uma carta explicativa do vendedor sobre a natureza da mercadoria.
Passo 3 — Organize documentos e envie pelo canal indicado
Use os canais oficiais do serviço postal ou portal da transportadora. Mantenha protocolo e registre data/hora de envio.
Passo 4 — Avalie a necessidade de despachante
Para pequenas encomendas de pessoa física, muitas vezes o destinatário resolve; para cargas comerciais e processos que exigem NCM/LICENÇA, um despachante pode acelerar e formalizar o processo.
Passo 5 — Pague tributos com comprovante e solicite liberação
Após homologação de valores, pague pelas guias oficiais e guarde comprovantes para eventual recurso administrativo.
5. Modelos de documento e checklist
Modelos recomendados (copiar e adaptar):
- Modelo simples de procuração para retirada;
- Checklist de envio: invoice, comprovante de pagamento, rastreamento, documento de identificação, comprovante de endereço;
- Template de solicitação de reclassificação/NCM ao vendedor.
Manter um checklist reduz chances de nova retenção e acelera processos administrativos.
6. Casos complexos e recomendações
Para produtos sensíveis (peças automotivas, componentes eletrônicos, amostras médicas), consulte previamente requisitos de ANATEL, INMETRO e ANVISA. Se a sua empresa importa com frequência, padronize templates de invoice com NCM e descrição técnica para minimizar retenções.
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7. Perguntas frequentes (FAQ)
Resposta: Pode variar de 3 dias (documentação simples) até várias semanas em casos que exigem licença técnica ou reclassificação. Sazonalidade e fluxo da unidade aduaneira influenciam fortemente.
Resposta: Não é recomendado. Exija contrato, procuração assinada (com firma, se exigido), NF de serviço e comprovante de registro do despachante quando aplicável. Evite pagamentos em espécie sem nota.